2015年3月31日 星期二

利用 Google Form 處理活動登記

《陳僖儀慈善基金》獲得基督教香港信義會的邀請,參與 2015 年 4 月 11 日的賣旗日。這將會是基金第一個公開的義工活動。已登記的義工可以透過電郵報名參加。

我在想:「這豈不是會收到很多的電郵?雖然可以為收件匣加入「過濾條件」把郵件移到一個指定的目錄,但由於大會沒有說明清楚格式,相信分類起來不能完全自動化。除了要一封一封地看之外,還要逐個逐個整理義工編號,所花的時間將會很多!」。其實這樣的情況,Google Form 可以幫得上忙:

1. 在 Google Drive 上建立新的 Google Form


2. 首先是設定表格,沒有甚麼好打勾


3. 輸入第一條問題。由於要知道是哪位義工參加,所以要輸入義工編號。同時作簡單的檢查,編號中一定要出現「SCF-」


4. 由於義工們未必有 Google 帳戶,所以 Google Form 的地址是要公開讓所有人都能進入。在這種情況下,為免被人亂填資料,所以要申請者輸入在《陳僖儀慈善基金》登記的電郵地址作為驗證之用。同時也設定電郵格式檢查。以上兩條題目都是「必答」


5. 之後就是填寫完畢後顯示的句子


6. 點擊「Send form」後,Google 會詢問你資料要儲存在哪裡。我認為放到會員清單的試算表會較好。除了一目瞭然外,還能讀取試算表內其他表格的內容,如:驗證用之電郵地址


7. 完成

按照昨天介紹的《利用 Google Spreadsheet 作批次性電郵通知》把表格發給義工。當他們打開電郵中的連結時會看到如下畫面:


填妥完畢後出現跟設定一樣的「多謝您的參與!我們會有專人跟您聯絡!」句子


打開會員清單的試算表會發現多了一張新表格,內容則是義工們的回覆


最後,只要加入程式代碼驗證義工的電郵地址,顯示結果,甚至是聯絡電話,便能非常方便地管理每一次的活動。

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